Hastalarla ve Danışanlarla e-posta yoluyla iletişime geçilirken nelere dikkat edilmeli?

Teknolojinin gelişmesiyle ortaya çıkan yeniliklere uyum sağlanması gereken bir çağdayız. Eskiden en ufak işimiz için bile posta ofislerine giderken 40 yılı aşkın süredir en etkili iletişim aracı olmayı sürdüren e-postalar sayesinde her şey çok daha kolay hale geldi. 

Bu iletişim aracı, sağlık sektöründe de oldukça sık kullanılan bir pozisyonda. E-postalar, resepsiyon/hekim/uzman ve hasta/danışan haberleşmesinin en etkili yollarından biri. Bir şekilde hasta ve danışanlarla e-posta yoluyla iletişime geçme kararı aldıysanız göz önünde bulundurmanız gereken birkaç nokta var.

1. İki adet e-posta adresi edinin

Hasta ve danışanlarla iletişime geçtiğiniz ve kişisel işleriniz için kullandığınız ve e-posta adresleriniz birbirinden farklı olmalı. Bu yüzden bir domain edinip bilgi@xyzdispolikliniği.com veya ahmet@xyzdispoliklinigi.com gibi bir adres tercih edin. Bu e-posta adresini sosyal medya hesaplarınızda ve kartvizitlerinizde paylaşacağınızı unutmayın. Eğer domaininiz ve güzel bir adresiniz varsa bir sonraki adıma geçelim.

2. Belirli aralıklarla e-postanızı kontrol edin

Birçok hekim ve uzmanın hasta ve danışanlarla haberleşmek için edindiği bir e-posta adresi vardır fakat genellikle bunu kullanmaz ya da gelen kutusunu kontrol etmez. Eğer kullanmayacaksanız, hasta ve danışanlarla iletişim kurmak için web sitesinize ya da sosyal medya hesaplarınıza bu e-postayı eklerken bir kez daha düşünün. İdeali ise gelen kutunuzu günde birkaç kez kontrol etmektir.

3. Zaman buldukça bilgi aktarımda bulunun

Hiçbir hasta/danışan anında cevap vermenizi beklemez -ki bu durum ani verdiğiniz cevabın pozitif bir etki yaratmasıyla sonuçlanabilir. Atılan bir e-postaya cevap alamamak hiçbir insanın hoşuna gitmez. Siz onlara e-posta atmalarının bir şeylere değdiğini gösterin.

4. Hasta ve danışanlarla iletişiminizi güçlendirin

Hasta ve danışanlara, özellikle sizi bulup iletişime geçtikleri için teşekkür edin. Mümkün olduğunca kapsamlı cevaplar vermeye çalışın. Sizinle iletişime geçen hasta ve danışana yardımcı olacak şekilde cevap vermeyi unutmayın. 

5. E-postalarınızı kişiselleştirin

E-postalarınızı imzalı gönderin. Eğer gelen soru direk olarak kurumunuza yönlendirildiyse, hasta ve danışan diğer tarafta kimin olduğunu ve kimden cevap aldığını bilemez. Verdiğiniz cevabın alt kısmında kendinizi tanıtan ve gerekli iletişim bilgilerinizi paylaşan bir imzanız olursa bu onlarla olan iletişiminizi güçlendirir ve bir güven oluşmasına yardım eder.