E-posta iletişimi hemen her endüstrinin bir parçası olduğu gibi sağlık sektörünün de önemli bir parçası. Hastalar ve danışanlar kendileri ile elektronik şekilde iletişim kurulmasını önemsiyor ve e-posta yöntemini benimsiyorlar. Neden mi?
E-postanın cazibesini anlamak kolaydır. Hızlı ve esnektir ve telefon iletişiminin aksine, referans olarak saklanabilen bir yazışma zinciri sağlar. Tarafların aynı anda erişilebilir olması gerekmez.
E-postanın avantajları:
- Randevuları planlamak ve belirli ilaçların yedeklerini işlemek gibi rutin etkileşimlerde hastalar ve tıbbi ofisler için verimliliği artırır.
- Sağlayıcıların hastaların rutin tıbbi sorularını yanıtlamalarını kolaylaştırır.
- Telefon görüşmelerine kıyasla daha kolay dokümantasyon
- Tedavi önerilerine hasta uyumunu artırabilir
E-postanın dezavantajları:
- Elektronik olarak iletilen korunan sağlık bilgilerinin güvenliğine ilişkin endişeler
- Acil veya tehlikeli tıbbi sorunları bildirmek için hastalar tarafından potansiyel e-posta kullanımı
Gizlilik ve Güvenlik Konusunda Hassas Olun
E-posta iletişiminde hastaların ve danışanların en önde gelen tedirginlikleri gizliliklerinin ihlal edilmesi. Buna ek olarak sağlık alanındaki her şeyde olduğu gibi, e-posta iletişimi söz konusu olduğunda da yasal kısıtlamalar var. Hasta ve danışanların bilgilerine ilişkin elektronik iletişimin sürekli olarak korunması gerekir. Hassas bilgilerin güvenli olmayan hesaplar aracılığıyla iletilmesi, KVKK’yı ihlal etme riskini artırır. Bu nedenle koruyucu önlemlerin alınması gerekmektedir. Bu, güvenli bir şekilde iletilen ve şifrelenmiş verileri içerir. Kişisel hesaplar korunmak için yetersizdir, bu nedenle bir doktor veya uzman olarak gerçekten yalnızca gönderip aldığınız şeyleri koruyabilirsiniz. Bu nedenle güvenlik kaygılarını ve yönergelerini hastalarınıza iletmeniz önemlidir.
Kendiniz ve Ofisiniz ile İlgili Güncellemeleri Bildirin
Kendinizle ilgili güncellemeleri elektronik olarak hızlı bir şekilde paylaşabilirsiniz. Web sitenize güncellemeler eklemek yararlı olsa da, mevcut hastalarınızın tamamının web sitenizi ziyaret etmesi olası değildir. Bu, çalışma saatlerinde veya telefon numarasında bir değişikliği, yeni bir randevu hatırlatma sistemini veya ziyaret prosedürlerini içerebilir.
Eğitici Paylaşımlar Yapın
İnsanların sağlıkla ilgili aramalar için sık sık internete girdiği gerçeğini çok iyi biliyoruz. Ancak her zaman değerli ve doğru içerik almıyorlar. Yani aslında insanlar hem internette sağlık araması yapıyor hem de çıkan sonuçlara güvenmiyorlar. İnsanların güvenilir materyallere sahip olma şansını artırmak için onlarla zaman zaman bilgi içerikli materyaller paylaşın.. Sonuçta sizin hastanız/danışanınız olan birisi sizin paylaştığın bir şeye daha fazla güvenecektir. Bu aynı zamanda sizin mail datanızı daraltmamak için de besleyici bir çözüm olacaktır.
Hatırlatmalar Gönderin
Randevularınız için bir hatırlatıcı sistemi kullanmıyorsanız öncelikle hemen başlasanız sizin için çok faydalı olur. Asistanınızın veya sizin iş yükünüzde nasıl bir hafifleme olacağını göreceksiniz. Eğer hatırlatıcıları arama ya da SMS yoluyla yapıyorsanız elbette bunlar etkili çözümler. Fakat yazılı olarak durması ve telefonuna düşen bildirim sayısının artması bakımından mutlaka mail de atın.
Branşınızla İlgili İndirimler/Kampanyalar Sunun
Kendi branşınız ne ise ona yönelik belirli sağlık ürünlerini tanıtabilir veya bu ürünler için eğer yapabiliyorsanız indirimler sunabilirsiniz. Bu sizin hastalarınızı veya danışanlarınızı önemsediğiniz, sağlıklıkları için çaba harcadığınız anlamına gelecektir.
Örneğin; eğer diş hekimi iseniz hastalarınıza diş fırçaları, diş ipleri konusunda yardımcı olabilirsiniz. Ya da Kadın Hastalıklar ve Doğum Uzmanı iseniz hastalarınıza kadın hijyen ürünleri konusunda bir destek sağlayabilirsiniz.
Hasta Mesajlarının Kopyalarını Saklayın
İnsanlar sağlık durumları hakkında bilgi gönderebileceklerinden, bunları tıbbi kayıtlarında saklamak değerlidir. Bu, gelecekteki ziyaretler için yararlıdır, böylece daha önce sahip oldukları endişeleri gözden geçirebilirsiniz. Mesajları sakladığınızı onlara önceden bildirdiğinizden emin olun.